acerca de la administración del tiempo

Del  “Manual de Administración del Tiempo” de Wikilibros

La administración del tiempo

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Tiempo de calidad

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.

MITOS:

El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”.

Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

1 Desperdiciadores de tiempo externos

2 Posibles soluciones

2.1 Agenda

2.2 Uso del teléfono

2.3 Correspondencia

2.4 Interrupciones y visitantes inesperados

2.5 Reuniones

3 Desperdiciadores de tiempo internos

4 Soluciones

Desperdiciadores de tiempo externos

1. Excesivo flujo de papeles.

2. Teléfono.
3. Visitantes.
4. Reuniones.

5. Fallas de comunicación.
6. Políticas y procedimientos.
7. Información. (Falta / exceso)

Posibles soluciones

*Agenda

Citas.

Proyectos.

Actividades por realizar

Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

*Uso del teléfono

Planifica la conversación.

Filtra y agrupa las llamadas

Ve directo al grano y permanece en él.

Establece periodos de tiempo para llamadas.

*Correspondencia

Escribe menos, usa más el teléfono.

Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

*Interrupciones y visitantes inesperados

Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.

*Reuniones

Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.

Falta de planes.

Objetivos no claros.

Dejar cosas para después.

Intentar hacer muchas cosas a la vez.

Falta de autodisciplina.

Falta de habilidad y conocimientos

*Soluciones

Reflexión

Decisión

Disciplina

No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

Identificación de hábitos personales

*Problemas

Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales.
Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

*Soluciones

Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.